طراحی اتوماسیون اداری

طراحی اتوماسیون اداری تحت وب

طراحی اتوماسیون اداری توسط تیم تب طرح به صورت تخصصی و حرفه ای انجام می گیرد اغلب هنگامی که صحبت از اتوماتیک سازی سازمانی و اداری می شود، اشخاص در پی ایجاد سرعت عمل در امور ادارات خود هستند.
چون با استفاده از این روش دیگر متدهای سنتی در این زمینه به طور کلی کنار گذاشته می شود و باعث می شود با سرعت عمل بسیار بالاتری امور اداری را هندل نمود.

ضرورت ایجاد لینکدین  برای کسب و کارها را اینجا بخوانید

 

طراحی اتوماسیون اداری

حال اغلب صاحبان مشاغل مدیریتی و سرپرستان سازمان های حرفه ای و به روز از این تکنولوژی مدرن و بی نقص استفاده کرده و اتوماسیون اداری تحت وب در قالب یک سایت به کار گرفته اند.

با این حال طراحی و راه اندازی پروژه های مرتبط به سازمان و ادارات توجه به جزئیات و نکات ریز و درشت و در عین حال مهمی را می طلبد که بهترین راه انتخاب درست شرکتی خبره در عرصه IT و برنامه نویسی تحت وب می باشد.

تب طرح پیشنهاد می کند تا در حوزه طراحی و اجرای پروژه های تحت وب و یا اپلیکیشن های مربوط به اتوماسیون های سازمانی و اداری، طراحان و برنامه نویسان این مجموعه را برگزینید، چرا که ما حرفه ای ترین و هوشمندانه ترین ها را یکجا گرد هم آورده ایم تا رضایت کارفرما و مشتریان را که اولویت اصلی تیم ماست کسب کنیم.

  • طراحی اتوماسیون تحت وب و ویندوز
  • طراحی پورتال سازمانی
  • طراحی سیستم های گردش کار WorkFlow
  • طراحی سیستم ارتباط با مشتری CRM

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری و سازمانی در اصل یک برنامه هوشمند در بستر سیستم های کامپیوتری می باشد که با استفاده از منابع و المان های خود اطلاعات مهم نظیر مستندات فرم ها، قراردادها، پیام ها، ایمیل و سایر داده های مرتبط با گروه های سازمانی و اداره را جمع آوری و ثبت می کند.
این سیستم هوشمند تحت وب بخشها و زیر دسته های مختلفی مانند تقویم، تصویربرداری، پردازش کلمه و در کل اجزای یک دبیرخانه حقیقی را در خود جای داده است.

این اتوماسیون می تواند رویه های جاری در یک سازمان و بخش های مختلف آن مثل آرشیو الکترونیک، پرتال مکاتبات ، کارتابل آفلاین، موتور گردش فرم ، دبیرخانه، مدیریت و سازماندهی جلسات و گردهمایی و قرارهای ملاقات و سایر امور را نه به صورت دستی و کند بلکه با سرعت چند برابر و به روش اتوماتیک را کنترل، حفظ و مدیریت نماید.

ویژگی های سایت اتوماسیون اداری

همانگونه که از نام اتوماسیون اداری پیداست این سایت عموماً برای سازمانی طراحی شده است که هدف سرعت بخشیدن و سهولت در انجام امور ادارات و برخی از خدمات برای مخاطبین سازمان ها می باشد.

از مزایای این نوع وب سایت ها می توان به تجهیزاتی مانند شبکه اینترنتی در دسترس جهت ارسال فکس، بایگانی، اسکن، و ثبت اطلاعات تماس مشتری و تبادل اطلاعات اشاره نمود.

بخش های مختلفی نظیر درگاه سازمانی، کارتابل پرسنل، برنامه ریزی روزانه و تقویم، روابط عمومی، سیستم بایگانی، آرشیو اسناد شرکت و مشتریان، موتور جستجوی اسناد، مدیریت ارسال و دریافت پیام های کوتاه، چند رسانه ای، ایمیل و فکس، مدیریت گزارش ها و زمان بندی، گزارش ساز پویا و تحلیل داده در کسب و کارها و…وجود دارد.

در تب طرح برای طراحی سایت اتوماسیون اداری باید هسته اصلی سیستم سازمان یا شرکت مورد نظر را شناسایی و ویژگی های مورد نیاز برای آن را بدون محدودیت مکانی و زمانی در یک بستر ایمن مهیا کنیم.

 مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

تغییر چشم‌گیر روند اداری با افزایش پیشرفت تکنولوژی، اغلب ادارات را به طراحی اتوماسیون اداری تحت وب سوق می‌دهد بعضی افراد بر این باورند که استفاده از اتوماسیون اداری کاری دشوار خواهد بود.
در حالی‌ که استفاده از این ابزار اداری نه‌ تنها دشوار نیست بلکه در سهولت کارها نقش اساسی دارد.
برخی از بزرگ‌ترین مزایای این ابزارهای اداری عبارتند از:

– صرفه‌جویی در هزینه و انرژی

– افزایش توانایی پیگیری مسئولیت‌ها

– امکان مشخص کردن وظایف هریک از کارکنان و پیگیری آن‌ها

– ایجاد شفافیت زیاد در امور مربوط به شرکت

– امکان اولویت‌بندی، کنترل مهلت انجام وظایف و ارسال هشدارها

– استفاده بیشتر از ساعات کاری و افزایش بهره‌وری به ‌دلیل کاهش زمان پردازش فعالیت‌ها

– حذف اشتباهات دستی

– بهبود امنیت اطلاعات از طریق ایجاد یک پایگاه داده برای شاخص‌ها، پنل مدیریت، آمار و معیارهای عملکرد فرآیند

– انسجام بیشتر و افزایش سرعت تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها

امکانات اتوماسیون پایه اداری

این بخش از میز کار هوشمند، گردش مکاتبات و کارتابل، پیگیری و ردیابی ارجاعات، دبیرخانه تخصصی، ویرایشگر ورد در نرم افزار، افزونه ورد، تبدیل گفتار به متن، تقویم سازمانی، مدیریت جلسات، سامانه های تبادل فایل، چت سازمانی و…

  • امکان استفاده از دو زبان
  • امکان شخصی سازی قالب و تم مورد نظر
  • ایجاد یک راهنما برای سامانه آنلاین و آفلاین
  • لیست انجام کار
  • مشاهده و درج رویدادهای سازمانی
  • مشاهده تقویم کاری
  • مشاهده سخن و تصویر روز
  • شخصی سازی ویجت ها در میز کار
  • دسته بندی گروه های مختلف هر فرآیند
  • تعریف زیر فرآیندها
  • امکان اینپورت و اکسپورت کردن فرآیندها و فرم ها
  • واکنش گرا بودن (رسپانسیو)
  • عدم وابستگی به یک مرورگر خاص
  • چند زبانه بودن
  • وارد شدن  به صورت پیش فرض  به بخش های زیر سامانه ای  اتوماسیون اداری
  • امکان مشاهده خلاصه ای از وضعیت مکاتبات کارتابل کاربران
  • مشاهده اعلانات و اخبار مربوط به سازمان

فرم ساز مدیریت  فرآیندها

این نرم افزار یک حالت از نوع بومی نرم افزار جهانی  پروسس میکر است.
در این مورد سعی شده است که تمامی مزیت های اصلی این نرم افزار در کنار تقویم های شمسی و موارد دیگری به صورت بومی استفاده شود.
در این بخش قابلیت های زیر استفاده می شود:

  • ساختار گرافیکی فرم ها به صورت سفارشی سازی
  • بودن محدودیت در سیستم عامل های خاص امکان اضافه کردن پلاگین های مورد نظر.

نسخه موبایل سازمانی:

با توجه به نیاز کاربر می توان اپلیکیشنی مشخص برای ios و اندروید استفاده کرد که از طریق آن می توان امکانات مختلفی مانند:

  • مشاهده اخبار و اعلانات
  • خلاصه آمار کارتابل
  • دسترسی برای تمامی سمت های  اداری و سازمانی
  • تفکیک کردن نامه ها مانند  نامه های محرمانه، خوانده نشده و فوری

مدیریت مستندات:

یکی از بخش های اتوماسیون اداری تحت وب مدیریت مستندات است.
در این بخش سعی می شود تمامی بخش ها مانند ساختار بایگانی، ورود انبوه مستندات، گزارشات متنوع و جستجوهای پیشرفته طبق ملاحظات امنیتی بالا انجام شود.
از امکانات دیگر این بخش می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • امکان نگهداری درخت واری پوشه ها برای مستندات به صورت نامحدود
  • مشخص کردن سطوح دسترسی به پوشه مانند حذف، ویرایش، ایجاد، مشاهده و مدیریت دسترسی
  • امکان دسترسی به سطوح مختلف اسناد مانند ابطال، ویرایش، ایجاد، دریافت، لغو عطف اسناد
  • امکان جستجو پوشه ها مانند کد، موضوع، کلیدواژه اسناد و فایل و وضعیت سند
  • مشاهده تاریخچه ای از تغییرات اسناد
  • امکان آزاد سازی و قفل  اسناد

مدیریت فاکس:

می توان از طریق سایتی که در تب طرح برای اتوماسیون اداری تهیه می شود از مدیریت فاکس استفاده نمایید که دارای بخشی از قابلیت های زیر است:

  • کارتابلی از  فاکس های ارسال، دریافت، حذف و ثبت شده
  • امکان مانیتورینگ فاکس هایی که ارسال شده
  • امکان پیگیری فاکس ها
  • امکان تفکیک فاکس ها بر اساس فکس های خوانده شده و بازه زمانی مشخص

مدیریت پست الکترونیک:

با استفاده از این بخش می توانید ایمیل های شخصی و کاری خود را جدا نمایید.
در زیر به تعدادی از قابلیت های این بخش اشاره کرده ایم:

  • مشخص کردن یک آدرس ایمیل سازمانی
  • مشاهده ایمیل های دریافتی بر اساس وضعیت های مختلف مانند نوع ایمیل، عنوان، گیرنده و فرستنده
  • امکان ارسال یک پیام به چندین نفر به صورت همزمان
  • امکان تغییر رمز عبور ایمیل

کارتابل آفلاین:

با استفاده از این کارتابل می توانید نامه های داخلش را به OUTLOOK ارسال نمایید و از آنجا بدون نیاز به اینترنت از آن استفاده نمایید:

  • امکان چرخش بدنه ایمیل ها
  • امکان تهیه پیش نویسی از  ایمیل های مورد نظر
  • مشاهده  متن و پیوست نامه ها

نسخه چند سازمانی:

می توانید از این بخش برای ارتباط دهی بین سازمان ها استفاده نمایید، این نسخه شامل امکانات زیادی است که بخشی از آن ها عبارتند از:

  • تعریف یک درختواره برای سازمان ها مرتبط
  • امکان تعریف نوع سازمان و چارت سازمانی برای هر سازمان
  • تعریف یک قالب  نامه برای  هر سازمان
  • تعریف  قالب نامه امضاء بین سازمان ها
  • مشاهدات ارجاعات نامه های مورد نظر موجود در بین سازمان ها

شناسه ملی سند:

این شناسه بر اساس توافقات جی  اس آی  است و شامل ترکیبی از تاریخ و ساعت صدور و ثبت، شماره نامه، شناسه یکتای  عمومی، کد ملی امضا کننده، شناسه ملی سازمان و نشانی  پست الکترونیک سازمان است.

دانشنامه سازمانی:

هر سازمانی که دارای دانشنامه است می تواند از مزیت های مانند شناسای دانش و مستندات سازمان و همچنین انتقال تجربیات و دانش از یک پروژه به پروژه دیگر استفاده کند.
این امکان یک سری قابلیت هایی دارد که شامل موارد زیر است:

  • دسترسی کاربران برای تولید و مشاهده دانش های تولید شده
  • مشخص کردن سطح های دسترسی برای مشاهده و تولید مطالب
  • دسترسی سریع به بخش های مورد نظر

نسخه دوزبانه:

از طریق این ویژگی می توانید تمامی بخش ها و فرم ها را با زبان انگلیسی و فارسی داشته باشید و از هر دو تاریخ میلادی و شمسی بهره مند شوید.

مزیت طراحی اتوماسیون اداری تحت وب

  • کم کردن فعالیت های غیر ضروری
  • افزایش صحت و امنیت اطلاعات
  • کنترل دقیق و بهتر بر روی تمامی کارهای مشخص شده
  • بالا بردن کیفیت ارتباط و انتقال اطلاعات
  • کاهش وابستگی در ارتباطات موجود بین سازمان ها
  • بالا بردن کیفیت خدمات و رضایت
  • کاهش وابستگی ها به مواردی مانند چاپ و کپی

ساخت سایت حرفه ای با تب طرح

امروزه دیگر مثل سابق کسب و کار ها به تبلیغات سنتی بسنده نمی کنند و بیشتر از پیشرفت ارتباطات و اینترنت برای بهتر دیده شدن استفاده میکنند.

سایت یکی از راه هایی است که افراد می تواند علاوه بر معرفی برند، خدمات ویژه ای را در اختیار مخاطبین خود قرار دهند.
در همین راستا شرکت های طراحی سایت زیادی تاسیس شدند که از بین آنها تنها تعدادی محدودی هستند که تمامی کارهایشان طبق اصول و تحقیقات انجام می شود.

تب طرح از ابتدای راه آنلاین سازی کل انرژی و هدفش را جهت کسب رضایت مشتری با ارائه بهترین خدمات طراحی، راه اندازی و پشتیبانی آماده همکاری با شماست.

کادر اجرایی طراحی سایت “تب طرح” برای طراحی سایت هایی که در دست دارد ابتدا تحقیقات گسترده ای برای مشخص کردن نیاز کارفرما و مخاطبان انجام می دهد و سپس طبق آن قسمت های لازم و ضروری را در سایت لحاظ می کند به همین دلیل قیمت هر طراحی سایت با توجه به امکانات آن متنوع است.

مزیت های اصلی طراحی سایت در تب طرح این است که کلیه الگوریتم و قواعد سئو در تمامی مراحل کد نویسی، طراحی گرافیکی ، تولید محتوا و غیره رعایت می گردد.